Job Description

What you will be doing?

Tender

• Check tender and quotation advertisements and provide updates in the company group chat.
• Review and update all company information and documents required for tender appendices, including:
  
• Company Registration Certificates and SSM Forms.
• Annual Financial Statements.
• Monthly Bank Statements.
• List of Past and Current Contracts.
• Letters of Acceptance (LOA).
• Letters of Appreciation / Performance Evaluation Letters.
• List of Equipment and Vehicles.
• List of Employees.
• Staff Training / Seminar Certificates.
• CSG / TNG Certificates.
• Company Profile.
  
• Complete tender documents and prepare the required appendices in both softcopy and hardcopy formats. 
• Prepare tender reports.
• Handle vendor registration.
• Update company profiles on MOF (ePerolehan) and KDN (eSIMS) Platform
• Handle renewals for MOF, KDN, PIKM
• Attend tender briefings and site visits
• Deliver and collect documents related to contracts
• Liaise with vendors and relevant parties regarding tender matters
• Liaise with banks to obtain Certified True Copies (CTC) of bank statements
• Scan and maintain tender-related documents
• Prepare quotations
• Submit hardcopy tender documents 

Other Company-Related Duties

• Liaise with the Company Secretary
• Assist other staff with related matters when required
• Assist in managing general company affairs and admin matters
• Be prepared to carry out instructions and assignments given by the Director

Assist the Company's Operation Department

• Assist with the handover and takeover process for new contracts, where required.
• Prepare documents related to contracts. 

Tender

• Semak Iklan Tender/Sebutharga dan (update ke group)
• Semak & Kemaskini segala maklumat syarikat untuk penyediaan Lampiran Tender :
  
• Sijil Pendaftaran Syarikat & Borang-Borang SSM.
• Financial Statement (Tahunan).
• Bank Statement (Bulanan).
• Senarai Kontrak Lepas & Semasa.
• Surat Setuju Terima.
• Surat Penghargaan/Prestasi.
• Senarai Peralatan & Kenderaan.
• Senarai Kakitangan.
• Sijil Kursus/Seminar (Kakitangan).
• Sijil CSG/TNG.
• Company Profile.
  
• Mengisi dokumen tender & sediakan Lampiran (Softcopy & Hardcopy).
• Sediakan Laporan Tender.
• Pendaftaran Vendor.
• Kemaskini Profile MOF (ePerolehan) & KDN (eSims).
• Pembaharuan - MOF, KDN, PIKM & Vendor.
• Menghadiri Taklimat & Lawatan Tapak.
• Menghantar & Mengambil dokumen-dokumen berkaitan kontrak.
• Berhubung dengan pihak vendor & yang berkenaan dengan tender. 
• Berurusan dengan Bank (CTC Penyata).
• Scan dokumen berkaitan tender.
• Penyediaan Quotation.
• Menghantar dokumen tender hardcopy.

Lain-Lain Berkaitan Syarikat

• Berhubung dengan Company Sectretary.
• Membantu Staff lain sekiranya berkaitan.
• Membantu menguruskan hal-hal syarikat.
• Sentiasa bersedia terima arahan pengarah.

Membantu Bahagian Operasi Syarikat

• Proses ambil alih kontrak baru (jika diperlukan).
• Penyediaan dokumen berkaitan kontrak.

Job Requirements

• Minimum Diploma or Bachelor's Degree in Business Administration, Office Management, or a related field.
• Preferably 1–2 years of experience in tender management, administrative support, or documentation; fresh graduates are encouraged to apply.
• Familiar with tender and quotation procedures, document preparation, and submission requirements.
• Proficient in Microsoft Office applications, particularly Word, Excel, and PDF editing tools.
• Good organisational skills with strong attention to detail and accuracy in handling documents.
• Able to manage multiple tasks, meet deadlines, and work efficiently under pressure.
• Good written and verbal communication skills in Bahasa Malaysia and English.
• Responsible, proactive, meticulous, and able to work independently as well as in a team.
• Willing to coordinate with internal departments, clients, suppliers, and relevant authorities when required.
• Able to maintain proper filing systems and ensure all tender documents and company records are up to date.

• Minimum Diploma atau Ijazah Sarjana Muda dalam Pentadbiran Perniagaan, Pengurusan Pejabat atau bidang berkaitan.
• Mempunyai 1–2 tahun pengalaman dalam pengurusan tender, kerja pentadbiran atau penyediaan dokumen adalah satu kelebihan. Graduan baharu juga digalakkan untuk memohon.
• Mempunyai pengetahuan asas tentang proses tender, sebut harga, penyediaan dokumen dan syarat penghantaran tender.
• Mahir menggunakan Microsoft Office seperti Word dan Excel serta aplikasi untuk mengedit PDF.
• Mempunyai kemahiran mengurus kerja dengan baik dan teliti dalam memastikan dokumen lengkap serta tepat.
• Boleh mengurus beberapa tugasan dalam satu masa dan menyiapkan kerja mengikut tarikh akhir yang ditetapkan.
• Mempunyai kemahiran komunikasi yang baik dalam Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris, secara lisan dan bertulis.
• Seorang yang bertanggungjawab, proaktif, teliti dan boleh bekerja secara sendiri atau dalam kumpulan.
• Boleh berurusan dan berkoordinasi dengan jabatan dalaman, pelanggan, pembekal serta pihak berkuasa berkaitan apabila diperlukan.
• Boleh mengurus sistem pemfailan dengan teratur serta memastikan dokumen tender dan rekod syarikat sentiasa dikemas kini.

Skills